Презентация: визуальный диалог, убеждение и воодушевление

Что такое презентация?

Презентации — форма коммуникации с аудиторией посредством визуального восприятия. Удобный и эффектный способ представления информации с помощью компьютерных программ (например, Microsoft PowerPoint, Apple Keynote) и веб-сервисов (Prezi, Google Презентации и др.).

В презентации важна информационная архитектура: принципы построения диалога со слушателями, логика изложения и визуализация идей. Содержание слайдов необходимо конструировать так, чтобы они доставляли зрителям эстетическое удовольствие. Дизайн важен, потому что это "новая письменность", так же как умение писать и читать когда-то стало новым способом коммуникации. Слайды не похожи ни на что, с чем мы ранее сталкивались. Слайды — не отчеты и документы. Они сжаты, концентрированны и лаконичны. Слайды — не таблицы. Они не предназначены для тщательного анализа. Слушатели должны понять смысл слайда всего за несколько секунд. Слайды не похожи и на печатные материалы — они не предназначены для внимательного чтения. Слайды должны захватывать внимание и быстро оказывать воздействие на любую аудиторию. Они должны информировать, объяснять и убеждать.

Шрифт и знаки препинания действуют на нас так же как жесты и тон.

Наша способность обрабатывать конкретные образы гораздо выше, мыслительной переработки абстрактной информации, пропускная способность зрения в 100 раз мощнее, чем пропускная способность слуха. Поэтому необходимо позаботиться о том, чтобы слушатели, просматривая текст, таблицы, графики и иллюстрации на слайде, не упустили ничего важного в речи выступающего и запомнили содержание материала сообщения. Использование различных каналов поступления информации (слуховой и зрительный каналы) положительно влияет на преобразование непроизвольного внимания в произвольное, что способствует концентрации и прочности запоминания.

Некоторые люди тщательно разрабатывают содержание презентаций, не задумываясь о стиле слайдов, соответствии наглядности смыслу излагаемых идей. Американский исследователь типографики Беатрис Вард как-то заметила: "Люди, которые любят идеи, должны любить и слова, а это значит, что, если им представится возможность, они проявят живой интерес к тем одеяниям, в которые облачены слова". Поэтому если вы любите продумывать содержание, вам нужно заботиться и о его форме.

"Решение практических задач и работа в рамках заданных ограничений — вот то что отличает настоящий коммуникационный дизайн от рисования красивых картинок. Размер/формат, цвет и шрифт — вот три главных ограничения, определяющих веб- дизайн." - Эрик Шпикерман

Шрифт презентации

Шрифт с засечками (антиква), "держит" строку, что повышает удобочитаемость. Шрифты с засечками создают ощущение профессионализма и авторитетности предоставляемой информации, выражают уважение, подчеркивают стабильность и консерватизм в лучшем понимании этого слова.

Шрифты без засечек (гротеск), как правило, акцентируют рациональность, следование стилю, молодость и современность. Помогают создать пространство между буквами, а также отделить один знак от другого.

Текст в презентации

Цель текстовых слайдов — быстрое сканирование информации. Слушатели просматривают текст на слайде, чтобы убедиться, что они не упустили ничего важного в речи выступающего и запомнить информацию. Заголовок — самый важный элемент. Он должен быть кратким и понятным. По заголовкам можно составить представление о презентации. Фокусная точка должна располагаться в центре. Оформление текста слайда целиком заглавными буквами снижает его читаемость. Лимит текста для одного слайда 5+/- 2 (от 7 до 3 единиц информации: фраз, элементов списка). 

"Живой, энергичный слог всегда точен, краток и немногословен. В предложении не должно быть ненужных слов, в абзаце не должно быть ненужных предложений по той же причине, почему не нужны лишние линии на картине и лишние детали в механизме". - Strunk, William. Elements of Style. Ithaca, N.Y.: Priv. print. [Geneva, N.Y.: Press of W. F. Humphrey], 1918.

В недостаточно проработанном тексте есть слова, которые можно удалить из него без потери смысла. Текст будет ясным, информативным и простым для восприятия.

Примеры стоп-слов (Ильяхов М. О. Информационный стиль)

Правила заполнения таблицы текстом

Таблицы в презентации

Фотографии в презентации

Стоковые фотографии применимы для иллюстрации конкретных явлений. Растягивать фотографии можно только на 2%, сохраняя при этом пропорции. Для объяснения абстрактных понятий, процесса, иллюстрации взаимосвязи подойдет инфографика: пиктограммы, контурные фигуры, геометрические формы. Клипарт не актуален! Иконки используйте для создания диаграмм.

Инструмент для создания проекта презентации

Lean canvas — инструмент в парадигме бережливого производства, позволяющий на одной странице обобщенно изложить ключевые этапы или требующие решения задачи, относящиеся к продукту и контексту, в котором он будет создавать ценность. Инструмент подходит для фиксации ответов на важные для создания презентации вопросы:

1.  Какую идею мы дарим аудитории слушателей, которые пришли и согласны потратить свое время?

2.  Что должно быть в презентации?

3.  Для кого эта презентация? Кому важно то, что вы дарите?

4.  Что вы хотите, чтобы ваша аудитория:

Поняла

Запомнила

Сделала

Это информационное ядро презентации.

5.  В чем проблема? Как это касается аудитории?

6.  Каковы характеристики решения? Его преимущества перед другими вариантами? Какие выгоды это решение несет для аудитории?

7.  Вступление: ответить на немой вопрос слушателей: "Почему он/она здесь нам об этом сейчас?

8.  Заключение. Каковы итоги, ближайшие шаги аудитории (призываете к действию)?

9.  Какие вопросы может задать аудитория?

 Пример зафиксированных в канве (бережливый канвас) элементов презентации  (Филипьев Игорь)

Ответы на эти 9 вопросов сэкономят ваше время, выстроят простую, понятную структуру презентации, которую будет интересно слушать, и после которой у вашей аудитории останутся ясные, четкие и понятные ответы на вопросы:

"Что он от нас хотел?"

"Что мне нужно сейчас сделать после этого?"

Использование инструмента "Бережливый канвас презентации" 

Бланки раскадровки презентации, эмоционального портрета аудитории и инструкцию по его составлению вы можете скачать по ссылке: https://www.prostopreza.ru/pages/free.

Алгоритм создания презентации

Для того, чтобы презентация была эффективной, при её создании необходимо пройти несколько важных этапов.

Формулировка цели презентации

Цель должна быть реалистичной и выражена одним предложением. Например, цель обучающей презентации совпадает с целью занятия — той учебной задачей (проблемной ситуацией), которую слушатели должны решить в процессе диалога со спикером.

Сбор и систематизация материала

Подбирайте актуальный, соответствующий фактам материал, полным, исчерпывающим образом отвечающий на вопросы рассматриваемой темы. Полезно при сканировании информации сразу выделять только существенную информацию и формулировать те фразы, которые будут вынесены на слайды.

Разработка концепции презентации

Собранный и переработанный в текст материал фиксируйте на слайдах в соответствии с логикой изложения и достижением цели презентации.

Подбор дизайна презентации

При создании презентаций в фирменном стиле можно использовать готовый шаблон, в котором подобраны цвета, шрифты, формы таблиц, графиков, диаграмм и типы слайдов (титульный, основной/содержательный, слайд-разделитель для визуального отделения блоков презентации и заключительный).

Наполнение презентации

Помимо основного материала, у слайдов должны быть заголовки. Если планируется использование дополнительных графических материалов (например, иконок ­– стрелок, звёздочек), то на этом этапе необходимо добавить их на слайды, проверив соответствие общему дизайну слайдов.

Оптимизация текстов и графики

Важно решить, какие из текстовых материалов можно заменить иллюстрациями или схемами. Если текст необходимо оставить, то придерживайтесь следующих правил: большие абзацы текста сокращайте или разбивайте на несколько слайдов; не используйте выравнивание по центру для больших блоков текста (читать такой материал очень трудно); перечисления представляйте в виде списков; не пользуйтесь эффектами анимации к текстам. Количественные данные полезно визуализировать с помощью диаграмм.

Вёрстка слайдов

Текстам присваивайте виды шрифтов и цветов в разработанном дизайне. Заголовки и тексты выравнивайте по направляющим или сетке (чтобы при переходе от одного слайда к другому тексты не "прыгали", меняя свои позиции). Эффекты анимации добавляйте в случае необходимости (например, постепенный показ схемы или этапов).

Что делает слайд хорошим?

Фокусная точка слайда — одно центральное послание и три / четыре поддерживающие идеи. Информация по теме сокращается до объема, который можно донести за выделенное время. На слайдах отображается то, что аудитория запомнит и сделает.

Четкость. Стиль передается с помощью шрифтов и цвета. Хороший фон — белый. Рамки, тени, фигуры, эффекты для шрифтов увеличивают время на создание презентации и отвлекают внимание аудитории. Понятно направление чтения (или направляющая внимание читателя анимация).

Контрастность. Основной текст ясно виден на общем фоне. Шрифт заголовка крупный и яркий, основного текста — меньше и бледнее.

Согласованность, единство. Различные элементы слайда должны быть созвучны друг другу (если вы создаете эффект школьной тетради или газетных вырезок, то в них не должно быть объектов трехмерной графики).

Тестирование презентации

Соотнесите текст выступления со слайдами презентации в режиме демонстрации, чтобы проверить все элементы презентации и удобство работы с ней.

Полезные источники и инструменты

Иллюстрированный курс о сильном, понятном и честном тексте.

Ильяхов М. О. Информационный стиль. М.: Издательство Бюро Горбунова, 2016.

Каптерев Алексей. Мастерство презентации. Как создавать презентации, которые могут изменить мир. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017. 336 с.

Руководство по 10 качествам шрифтов и их применению в дизайне.

Сервисы для подсветки стоп-слов: Главред, Test The Text и Стоп-слов.Нет.

Теория и практика типографики — правил и норм оформления текста, основанных на изучении восприятия наборной (не рисованной) графики букв читателем.

Шпаргалка по сочетанию цветов.

Шпикерман Эрик. "О шрифте". М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017. 208 с.​​​​​​