Порядок направления работников НИУ "МЭИ" в служебные командировки

1. Планирование служебной командировки

1.1 Обоснование целесообразности направления работника в командировку на основании следующих документов:

решение о повышении квалификации;
приглашение принимающей стороны;
письменное/ устное распоряжение руководителя
план работы института/ кафедры
приказ на проведение мероприятия;
договорные обязательства (по договору с внешним заказчиком)
иное

1.2 Источник финансирования определяется руководителем, направляющим работника в служебную командировку.

1.3 При командировании заведующего кафедрой (Приложение № 6) и директора института
(Приложение № 7) командировка должна быть предварительно согласована с первым проректором- проректором по учебной работе.

1.3.1.При командировании проректора оформляется служебная записка в соответствии с
Приложением № 5.

2. Оформление документов для направления в командировку

2.1. Не менее чем за 10 рабочих дней до начала поездки необходимо оформить служебную записку (Приложение 1).

Служебная записка-образец (Приложение № 1а)

Служебная записка-образец РНФ

В служебной записке указывается:

фамилия, имя, отчество работника;
структурное подразделение и должность по основному месту работы, структурное подразделение и должность по внутреннему совместительству;
страна и город, в которые командируется работник;
название принимающей организации;
дата начала и окончания поездки (включая дни проезда);
количество календарных дней (включая проезд);
количество календарных дней (не включая проезд)
организация, оплачивающая командировку *;
основание (из пункта 1.1);
цель поездки;
командировочные расходы** - источник финансирования***

* организация, оплачивающая командировку:

НИУ "МЭИ", если университет несет все расходы по командированию;
НИУ "МЭИ" и название принимающей организации, покрывающей часть расходов на поездку (такие виды расходов указываются в приглашении принимающей стороны)
название принимающей стороны, покрывающей все расходы на поездку (указывается в приглашении принимающей стороны).

При отсутствии подтверждения от принимающей стороны, поездка не признается служебной.

** командировочные расходы (выбрать и указать):

основной маршрут следования (Москва-…-…-Москва) авиа/ж.д.
трансфер Москва-аэропорт-Москва (аэроэкспресс)
трансфер аэропорт(ж.д.вокзал) – гостиница – аэропорт(ж.д.вокзал)
суточные
проживание в гостинице
оргвзнос на конференцию

*** источник финансирования (выбрать и указать):

тема НИЧ (виза научного руководителя, виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)
грант РФФИ (виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)
накладные расходы НИЧ (виза помощника проректора по научной работе)
платные образовательные услуги (ПОУ) кафедры (с указанием прямые или накладные ПОУ)
централизованный фонд МЭИ (виза начальника ФЭУ)
за счет принимающей стороны
другие статьи расходов

2.2. Служебная записка должна быть подписана руководителем подразделения, начальником Финансово-экономического управления (ФЭУ).
Адрес ФЭУ: Красноказарменная улица, дом 14, третий этаж, кабинет Ж-323 телефон (495) 362-75-75

2.3. Служебная записка должна быть подписана проректором по направлению.

2.4. Служебная записка должна быть подписана проректором по экономике.

2.5. В случае участия работника в международных мероприятиях, на служебной записке должна быть виза секретаря Комиссии экспортного контроля НИУ МЭИ (КЭК) ("Положение о порядке командирования работников" п.2.1.2.)

2.6. Время нахождения в пути к месту командирования и обратно, приходящееся на выходные или нерабочие праздничные дни, оплачивается не менее чем в двойном размере по правилам оплаты работы в выходные или нерабочие праздничные дни. По желанию работника, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст.153 ТК РФ).

3. Подготовка приказа о направлении работника в командировку

3.1. Полностью оформленная служебная записка передается в Службу единой приемной Управления по работе с персоналом (УРП) для подготовки приказа о командировании.
Адрес: Красноказарменная улица, дом14, первый этаж, кабинет З-112, телефон (495) 362-73-56

3.2. Приказ (в 2 экземплярах) подписывается начальником УРП и главным бухгалтером. В Службе единой приемной приказу присваивается номер.

3.3. Подписанный и зарегистрированный приказ о направлении работника в командировку в отсканированном виде направляются:
3.3.1. в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности;
3.3.2. непосредственным руководителям работника, направляемого в командировку (по основному месту работы и по внутреннему совместительству)
3.3.3. в ФЭУ
3.3.4. работнику, направленному в командировку.

3.4. Командируемый работник обязан ознакомиться с приказом о командировании под роспись в Службе единой приемной УРП.

3.5. Оригиналы приказа и служебной записки передаются в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности.

3.6. В случае если командируемый работник на период командировки находится в отпуске, ОБЯЗАТЕЛЬНО оформляется ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА.

4.Оформление денежного аванса на покрытие предстоящих расходов

4.1. Для получения денежного аванса на покрытие предстоящих расходов оформляется смета (Приложение 2).

4.2. Не менее чем за 5 рабочих дней до начала поездки, согласованная и подписанная смета передается командированным работником в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности, где командированный работник заполняет заявление о выдаче денежных средств под отчет.
Адрес: Красноказарменная улица, дом 14, второй этаж, кабинет К-213 Телефон 8(495) 362-74-78

4.3. Аванс может выдаваться:

наличными из кассы учреждения
путем перечисления денежных средств на банковскую карту работника.

4.4. Если оплата некоторых из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) производится в безналичном порядке с лицевого счета Университета, то аванс для оплаты этих расходов работнику не выдается.

5.Оформление документов на командировочные расходы через организацию

5.1. Бронирование (приобретение) транспортных билетов, проживание и дополнительные расходы, связанные со служебной командировкой, можно оформить через организацию, заключившую договор с НИУ "МЭИ" на оказание вышеперечисленных услуг.

Заказ билетов осуществляется на сайте zakupki.mpei.ru в разделе "Оформление командировки", далее - Форма заявки для заказа билетов.

5.2. После оформления заказа в ООО "Телепорт" командируемый работник (ответственный исполнитель (далее-ОИ)) получает на свой электронный адрес письмо с уведомлением о согласовании заявки. ОИ необходимо на сайте zakupki.mpei.ru в разделе Электронное согласование выбрать подраздел Согласование документов из ЕИС(далее-на сайте), ознакомиться с инструкцией и согласовать документы о приемке.

ВАЖНО:все прикрепленные документы о приемке необходимо завизировать у своего руководителя, подписать экспертное заключение у всех членов комиссии, отсканировать весь комплект документов и прикрепить к соответствующей заявке на сайте в течение 2 дней.

После этого ОИ необходимо на сайте zakupki.mpei.ru через личный кабинет запустить заявку на оплату.

При подаче заявки на оплату должны быть приложены следующие документы:

УПД(универсальный передаточный документ)в формате zip -подписанный электронной цифровой подписью с двух сторон;

Акт об оказании услуг-завизированный руководителем подразделения;

Экспертное заключение-подписанное членами комиссии;

Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку.

6. Составление отчетности по командировке

6.1.После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней готовит следующие отчетные документы:
6.1.1. авансовый отчет (Приложение № 3)
6.1.2. отчет о командировке (Приложение № 4)
6.1.3. оригиналы документов, подтверждающих произведенные расходы, с указанием стоимости, маршрута, фамилии командируемого

6.2. Отчет о командировке в электронном виде направляется в Службу единой приемной SEP@mpei.ru. Бумажный вариант отчета о командировке визируется сотрудником Службы единой приемной.

6.3. Отчетные документы сдаются в Отдел кассового исполнения бюджета и отчетности в течение трех рабочих дней.
Адрес: Красноказарменная улица, дом 14, второй этаж, кабинет К-213
Телефон 8(495) 362-74-78

6.4. Работник несет персональную ответственность за своевременную сдачу авансового отчета в установленные законодательством РФ сроки и за достоверность сведений о произведенных расходах по командировке.

6.5. Выдача работнику денежного аванса под отчет в связи с направлением его в следующую командировку производится при условии предоставления авансового отчета по предыдущей командировке и погашения задолженности по ранее выданному авансу.

6.6. Авансовый отчет, представленный работником позже трех рабочих дней от даты возвращения из командировки, не может быть принят к учету без объяснительной записки, объясняющей причины задержки представления отчета и положительной резолюции координирующего руководителя.