Для оформления приказа о командировании необходимо заблаговременно (не менее чем за 10 дней до отъезда) представить в ОМС (ауд. Г-223, Г–221) следующие документы:
1. Служебная записка (Приложение 1). В служебной записке указываются:
1.1 Фамилия, имя, отчество работника;
1.2. Структурное подразделение и должность;
1.3. Страна и город, в которые командируется работник;
1.4. Название принимающей организации;
1.5. Цель поездки;
1.6. Сроки командировки (включая даты пересечения границы);
1.7. Командировочные расходы (выбрать, указать):
- основной маршрут следования (Москва-……-……-Москва) авиа/ ж.д
- трансфер Москва-аэропорт-Москва (аэроэкспресс)
- проезд на территории зарубежной страны в другие города (авиа/ж.д/автотранспорт)
- трансфер аэропорт (ж.д.вокзал) – гостиница – аэропорт (ж.д.вокзал)
- суточные
- проживание в гостинице
- медицинская страховка
- консульский сбор/сервисный сбор за оформление визы
- оргвзнос на конференцию
1.8. Источники оплаты командировочных расходов (выбрать, указать):
- тема НИЧ (виза научного руководителя темы, виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)
- грант РФФИ (виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР)
накладные расходы НИЧ (виза помощника проректора по научной работе)
- платные образовательные услуги (ПОУ) кафедры с указанием прямые или накладные ПОУ - (виза О.В. Ефремовой - Ж-323) .
- централизованный фонд МЭИ (виза начальника Управления ФЭЧ Ефремовой О.В.)
- за счет принимающей стороны
- другие статьи расходов
2. Копия приглашения
3. Перевод приглашения
4. Копия медицинской страховки
Если командировка подразумевает вывоз материалов (докладов, лекций, презентаций и т.д.) или выставочных экспонатов и отчетов НИР, следует оформить экспертное заключение или заключение идентификационной экспертизы. При этом на служебной записке должна стоять визирующая подпись О.А. Бурмистровой
БУРМИСТРОВА Ольга Андреевна (КЭК)
Комната Ж-302, Ж-306
Тел.: 72-28
ВАЖНО:
1. При командировании за рубеж заведующего кафедрой или декана командировка должна быть предварительно согласована с первым проректором - проректором по учебной работе (подпись или виза проректора на служебной записке);
2. Сотрудники МЭИ, готовящиеся к командировке и имеющие допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, должны дополнительно руководствоваться требованиями «Порядка выезда за границу сотрудников МЭИ, допущенных (допускавшихся ранее) к сведениям особой важности и совершенно секретным сведениям, составляющим государственную тайну».
В случае нахождения сотрудника в отпуске на период командировки ОБЯЗАТЕЛЬНО оформляется в управлении кадров ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА.
Перед командировкой ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно расписаться в листе инструктажа.
ОТЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
1. Для бухгалтерии
- отчет о командировке (образец на сайте МЭИ), заверенный начальником ОМС;
- консульский сбор - копия визы в паспорте, оригиналы квитанций за консульский и сервисный сборы;
- суточные – копии первой страницы загранпаспорта с фотографией и штампов о пересечении границы;
- гостиница – оригинал счета с переводом на русский язык (заверяется в ОМС);
- мед.страховка – оригинал страховки;
- транспортные расходы:
авиаперелет - авиабилет (электронный или оригинал), посадочные талоны (все) по билету, билеты на аэроэкспресс;
внутренние переезды – оригиналы проездных документов с указанием их стоимости, маршрута, фамилии командируемого (желательно) (все документы должны быть переведены на русский язык, перевод заверяется в ОМС).
2. Для ОМС
В случае внесения изменений в командировку в ОМС предоставляется служебная записка на изменение приказа (Приложение 3).
Для заказа авиабилетов, медицинской страховки и проч. можно воспользоваться услугами компании "АВИСТА" http://zakupki.mpei.ru/personal/Pages/BusinessTrips.aspx