Регламент по выставочным мероприятиям.pdf
1.
Общие
положения
1.1
Настоящий Регламент
устанавливает порядок организации и условия проведения конгрессно-выставочных
мероприятий (далее – Выставка), направленных на создание привлекательного
образа университета на рынках научно-образовательных услуг;
1.2
Ответственным
исполнителем организации Выставок является отдел "Центр международного
сотрудничества и научно-технической информации" (далее – Организатор);
1.3 К участию в выставке приглашаются кафедры, научные
центры и другие подразделения НИУ «МЭИ» (далее – Участники).
2.
Цель и
задачи
2. 1
Поддержка и
развитие научной деятельности НИУ «МЭИ»;
2. 2
Представление
и реклама результатов научной, научно-технической и инновационной деятельности
сотрудников НИУ «МЭИ»;
2. 3
Знакомство с
потенциальными партнерами;
2. 4
Привлечение
широкого общественного интереса к НИУ «МЭИ»;
2. 5
Увеличение
узнаваемости бренда НИУ «МЭИ»;
2. 6
Выявление и
поддержка новых участников выставки.
3.
Обязанности Организатора
3. 1
Формирование
плана Выставок на следующий календарный год до 14 ноября текущего года;
3. 2 Осуществление связи с
организаторами Выставок;
3. 3 Определение целесообразности
участия в Выставке и площади стенда для эффективного использования ее возможностей;
3. 4 Разработка дизайна выставочных
экспозиций, работа с художниками и специалистами университета, изготовление
дизайн-макетов и верстка печатных раздаточных материалов;
3. 5 Подготовка и заключение документов
для оплаты арендуемых стендов, дополнительных услуг и оборудования;
3. 6 Оформление монтажных, автомобильных
и пропусков участников выставки;
3. 7 Обеспечения структурных
подразделений университета необходимой информацией и содействия в осуществлении
презентационно-выставочной деятельности;
3. 8 Координация деятельности
структурных подразделений университета по организации и проведению мероприятий
на внешних партнерских площадках;
3. 9 Подготовка и представление
информации для размещения на сайте университета о предстоящих и состоявшихся
мероприятиях;
3. 10 Подведение итогов по завершенным мероприятиям.
4.
Права Организатора
Для
достижения основных целей представители Организатора имеют право:
4.1 Запрашивать и получать в установленном порядке от Участников
личные данные для оформления пропусков, справочные и другие материалы,
необходимые для осуществления выставочной деятельности;
4.2 Принимать решение об участии в
выставочных мероприятиях;
4. 2.1 Критерии предварительной оценки и выбора выставок:
•
тематика
выставки
•
формат
выставки
•
организатор
выставки
•
сроки
проведения
•
место
проведения, инфраструктура выставочной площадки
•
стоимость
участия
4.3 Отказать подразделению в участии в
мероприятии, если экспонат не отвечает требованиям пункта 7 настоящего
Регламента.
5.
Обязанности Участника
5.1
Для
формирования плана Выставок на следующий год Участники в установленные сроки направляют форму заявки на электронный адрес Организатора (Приложение 1);
5.2 Подготовить экспертное заключение о
возможности демонстрации выставочных экспонатов (Приложение 2);
5.3 При необходимости получить от правообладателя и/или заказчика письменное
подтверждение о согласии демонстрации изобретения;
5.4 Для участия в выставочной
экспозиции необходимо согласовать экспонат, плакаты, видео-демонстрационные
ролики, рекламный и раздаточные материалы с Организатором;
5.5 Назначить сотрудников для демонстрации
экспонатов на стенде в течение всех рабочих дней Выставки;
5.6 Назначить сотрудников для работы в
дни монтажа и демонтажа выставки;
5.7 По окончании выставки
проконтролировать возврат экспонатов в подразделение: назначенные сотрудники
самостоятельно участвуют в транспортировке экспонатов от выставочного стенда до
подразделения университета;
5.8 Оплата проезда к месту проведения
Выставки и обратно, питание Участников производится за счет средств Участников;
5.9 По
завершению мероприятия предоставить отчет о работе на выставочном стенде (Приложение
3).
6.
Права Участника
6.1 Подавать заявку на участие в
Выставках (Приложение 1);
6.2 Запрашивать автотранспорт из
автобазы НИУ «МЭИ» для транспортировки экспонатов на территорию Выставки;
6.3 Запрашивать содействие в
организации транспортировки крупногабаритного экспоната.
7.
Требования к экспонатам
7.1 К участию в Выставке допускаются:
7.1.1
Экспонаты
(натуральный образец, макет, действующая модель и прочее) в должном виде, соответствующие тематике
Выставки;
7.1.2
Научные
исследования, представленные в виде стендов, плакатов, презентаций, которые
сопровождаются пояснительными материалами с обязательным указанием целей, задач
и содержания выполненной работы, анализом полученных результатов, указанием
области применения, соответствующие тематике Выставки;
7.2 Если планируется представлять
крупногабаритное оборудование, необходимо выяснить:
7.2.1
Высоту
и ширину монтажных ворот;
7.2.2
Высоту
стендовых конструкций;
7.2.3
Максимальную
допустимую нагрузку на пол;
7.2.4
Условия
транспортировки груза;
7.3 Все части оборудования, в том числе
выдвигающиеся при его демонстрации, должны находиться в пределах арендованной
выставочной площади;
7.4 Все плакаты, буклеты, рекламные
проспекты и иной информационный материал должен быть выполнен в едином стиле
университетской символики.
8.
Порядок
организации и проведения Выставки
8.1
За три месяца до начала выставки:
8.1.1 Рассчитывается и утверждается бюджет Выставки;
8.1.2 Составляется перечень экспонатов;
8.1.3 Проверяется состояние макетов и опытных образцов;
8.1.4 Оговариваются дополнительные услуги, не входящие в
стандартную застройку стенда, при необходимости включаются в договор (участие с
Докладом, монтаж крупногабаритного груза, воздух, свет, вода и т.д.)
8.1.5 Необходимо запросить
письменное подтверждение о согласии демонстрации правообладателя
изобретения;
8.1.6 Подается заявка на участие организаторам Выставки;
8.1.7 Подается заявка на заключение Договора на сайт Закупок
НИУ «МЭИ».
8.2
За два месяца до начала выставки:
8.2.1 Согласовывается выступление с Докладом (текст Доклада,
презентация и прочее);
8.2.2 Необходимо подтвердить участие в мероприятиях деловой
или научной программ;
8.2.3 Согласовываются плакаты, листовки, раздаточный
материал, видео ролики и прочее;
8.2.4 Утверждается проект выставочного стенда с Участниками;
8.2.5 Утверждается проект выставочного стенда с
Организаторами.
8.3
За месяц до начала выставки:
8.3.1
Определяется
список сотрудников, работающих на Выставке;
8.3.2
Оформляются
удостоверения участников и пригласительные билеты;
8.3.3
Проверяется
состояние экспонатов и раздаточного материала для заезда на Выставку;
8.3.4
Оформляются
пропуска на монтаж, письма на ввоз/вывоз оборудования, пропуска на машину,
доверенности и т.д.;
8.3.5
Согласовывается
транспортировка и монтаж крупногабаритного оборудования.
8.4
За неделю до начала выставки:
8.4.1
Предоставляются
экспертные заключения на возможность демонстрации выставочных экспонатов (Приложение 2);
8.4.2
Согласовывается машина для ввоза/вывоза оборудования;
8.4.3
Оформляется
письмо на вынос/внос оборудования из НИУ «МЭИ»;
8.4.4
Согласовывается
время монтажа и ввоза оборудования;
8.4.5
Назначается
ответственный исполнитель от кафедры, сопровождающий экспонаты на монтаж.
8.5
В день монтажа стенда:
8.5.1
Все стенды
должны быть готовы к проверке в установленные Организатором сроки в последний
день монтажа. В связи с этим участник обязан завозить экспонат в день монтажа
выставочных стендов;
8.5.2
Сотрудники
подразделений самостоятельно участвуют в транспортировке экспонатов от
подразделения до выставочного стенда;
8.5.3
Недопустимым
является прикрепление своего оборудования к конструкциям стенда,
самостоятельная оклейка панелей, нанесение логотипов, сверление отверстий,
прикрепление рекламных и других материалов булавками, кнопками, трудноудаляемым
скотчем и т.д.;
8.5.4
Все
части экспонатов, в том числе выдвигающееся
оборудование, при его демонстрации, должны находиться в пределах арендованной
выставочной площади.
8.6
Работа на выставке:
8.6.1 В первый день участники должны находиться в павильоне
на стенде НИУ «МЭИ» за 30 минут до начала работы Выставки, для расстановки экспонатов;
8.6.2 Присутствие на стенде одного представителя от кафедры
обязательно на протяжении всего рабочего дня. Необходимо заранее составить
режим работы сотрудников подразделения и предоставить его Организатору;
8.6.3 Каждый сотрудник, работающий на стенде, отвечает за
имидж НИУ «МЭИ»! Все
участники выставки должны соблюдать корпоративный дресс-код в деловом стиле.
Одежда должна иметь опрятный и аккуратный внешний вид спокойных расцветок.
8.7
Демонтаж стенда
8.7.1
Вывоз
экспонатов осуществляется в установленные Организатором сроки;
8.7.2
Демонтаж
оборудования осуществляется сотрудниками кафедры, представляющей
соответствующие экспонаты;
8.7.3
Сотрудники
других подразделений ответственности за сохранность чужого имущества не несут.
8.8
48 часов после выставки
8.8.1
Необходимо
установить связь с контактами, полученными на Выставке;
8.8.2
Подвести
итоги участия Выставки (Приложение 3).